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Ter um site funcionando e um e-mail profissional ativo não significa, necessariamente, que a empresa tenha controle sobre sua própria estrutura digital.
Em muitos negócios, o domínio foi registrado por uma antiga agência, a hospedagem está em uma conta que ninguém sabe acessar e as senhas dos e-mails ficaram concentradas com um funcionário ou fornecedor que já não trabalha mais com a empresa.
Enquanto tudo funciona, essa situação pode passar despercebida. O problema costuma aparecer justamente quando é necessário renovar um serviço, mudar de fornecedor, corrigir uma falha ou recuperar um acesso.
O domínio precisa estar sob controle da empresa
O domínio é o endereço da sua empresa na internet e um dos seus principais ativos digitais.
Por isso, a empresa deve saber:
- onde ele está registrado;
- quem é o titular do registro;
- qual e-mail está vinculado à conta;
- quem possui acesso ao painel;
- quando ocorre a renovação.
Deixar o domínio registrado exclusivamente no nome ou na conta de um terceiro pode criar dificuldades futuras.
Um fornecedor pode ajudar na administração técnica, mas a empresa precisa ter condições de comprovar a propriedade e recuperar o acesso quando necessário.
E a hospedagem?
A hospedagem é onde ficam armazenados os arquivos, bancos de dados e demais recursos utilizados pelo site.
É comum encontrarmos empresas que sabem o endereço do próprio site, mas não sabem responder perguntas básicas como:
Onde ele está hospedado? Quem paga esse serviço? Qual é o login? Existe backup?
Essas informações precisam fazer parte da documentação digital da empresa.
Caso seja necessário mudar o site de servidor, restaurar um backup ou resolver algum problema técnico, não saber onde estão os arquivos pode transformar uma situação simples em um grande transtorno.
O mesmo cuidado vale para os e-mails profissionais
Contas como contato@suaempresa.com.br, financeiro@suaempresa.com.br e comercial@suaempresa.com.br muitas vezes concentram anos de informações importantes.
A empresa deve conhecer o serviço utilizado, ter acesso à administração das contas e manter métodos de recuperação atualizados.
Quando apenas uma pessoa conhece a senha principal ou controla a conta administrativa, cria-se uma dependência desnecessária.
Redes sociais e outros serviços também entram nessa organização
O cuidado não deve se limitar ao site.
Google, Instagram, Facebook, ferramentas de anúncios, sistemas de estatísticas, plataformas de atendimento e diversos outros serviços podem fazer parte dos ativos digitais da empresa.
Para cada um deles, é importante saber quem é o proprietário da conta e quem apenas recebeu permissão para administrá-la.
Sempre que possível, fornecedores e colaboradores devem trabalhar através de acessos próprios ou permissões específicas, evitando o compartilhamento indiscriminado da senha principal.
Crie um inventário dos seus ativos digitais
Uma organização simples já pode evitar muitos problemas.
A empresa deve manter um registro atualizado contendo, entre outras informações:
- domínio e empresa registradora;
- hospedagem e responsável pela contratação;
- contas de e-mail e administração;
- acessos ao site;
- redes sociais;
- Google e demais plataformas utilizadas;
- responsáveis internos e fornecedores autorizados;
- métodos de recuperação de conta;
- datas de renovação dos principais serviços.
As senhas devem ser armazenadas de maneira segura, preferencialmente utilizando um gerenciador de senhas, e não em documentos abertos ou mensagens espalhadas entre diferentes aplicativos.
Seu fornecedor deve administrar, não ser dono
Agências, desenvolvedores e profissionais de tecnologia podem — e muitas vezes devem — administrar esses recursos para seus clientes.
Mas administrar é diferente de ser proprietário.
Uma relação profissional saudável permite que a empresa saiba onde estão seus ativos, tenha acesso às suas próprias contas e possa substituir responsáveis técnicos no futuro sem perder sua estrutura digital.
Sua empresa saberia recuperar tudo hoje?
Faça um teste simples:
Se o profissional que administra seu site, domínio ou e-mails deixasse de prestar o serviço hoje, sua empresa conseguiria assumir o controle de tudo?
Se a resposta for não, talvez seja hora de organizar esses acessos.
A Criatividade Geek auxilia empresas na organização, configuração e administração de sites, domínios, hospedagens, e-mails profissionais e outros recursos digitais, buscando manter a estrutura documentada e sob controle do próprio cliente.
